メールの書き方

これは文法についてではありません。スピード、明瞭さ、そして判断力についてです。私たちは、読者が数秒で要点を理解し、迅速に決定を下し、追加の説明なしにメッセージを転送できるようにメールを書きます。1. 要点から始める最初の文は、依頼、決定、リスク、または更新事項を述べるべきです。ウォーミングアップしないでください。サスペンスを構築しないでください。物語を語らないでください。2. 悪いニュースを先に言う問題がある場合は、早く伝えてください。文脈や丁寧さの陰に問題を隠さないでください。3. 可能な限り少ない言葉を使う各文は、その価値を持つべきです。無駄な言葉、繰り返し、和らげる言葉を削除してください。4. 文字通りに言うあなたが意味することを正確に言ってください。皮肉、ヒント、アイロニー、またはコード化された言葉を使わないでください。読者に推測させないでください。5. 具体的に言う名前、数字、日付、事実を使用してください。悪い例：遅延がいくつかありました。良い例：ベンダーXは3月12日の締め切りに間に合いませんでした。スコープを縮小しない限り、ローンチは3月19日に延期されます。6. 1通のメールで1つの仕事をするメールは、主に1つのこと（依頼、決定、更新、エスカレーション、確認）を行うべきです。無関係なトピックが3つある場合は、3通のメールを送ってください。7. 次のステップを明確にする誰が、いつまでに、何をする必要があるかを述べてください。決定を求める場合は、締め切りを述べてください。フィードバックを求める場合は、どのようなフィードバックかを述べてください。8. 事実、判断、推奨事項を分ける事実とは起こったことです。判断とは、それが何を意味するかについてのあなたの考えです。推奨事項とは、私たちが何をすべきだと思うかです。それらを明確に区別してください。不確実な場合は、それを明確に述べてください。推測を事実として提示しないでください。9. 転送のために書くメールは、追加の文脈なしに誰かに転送された場合でも、意味が通じるはずです。つまり、トピック、名前、日付、決定はすべてメール自体の中で明確であるべきです。10. AIはOK。一般的な言葉遣いはNG。AIを使用してメールを作成またはレビューしても構いません。しかし、それが具体的で人間らしく聞こえるまで編集してください。もし文がどの会社にも貼り付けられるようなものであれば、それはあまりにも一般的すぎます。次のようなフレーズを避けてください：このメールがあなたによく見つかることを願っていますご連絡したく存じますご承知おきくださいどうぞよろしくお願いいたします確認のためご連絡いたしました通常の言葉を使ってください。11. 時間を尊重する1つの画面で読めるメールを目指してください。もし長くなる場合は、パンチラインを最初に置き、その下に短いセクションを追加してください。12. 明瞭さを犠牲にして体面を保たない敬意を払ってくださいが、真実を隠さないでください。直接的であることは曖昧であることよりも優れています。明確であることは、丁寧だが役に立たないことよりも優れています。13. スレッドをきれいに保つトピックが同じである場合にのみ、同じスレッドで返信してください。トピックが変わった場合は、新しい件名で新しいメールを開始してください。行動または知る必要がある人だけをCCに入れてください。14. 件名はトリアージに役立つ件名は、読者がメールを迅速にトリアージするのに役立つはずです。良い例：本日対応が必要：改訂されたオファーの承認決定が必要：クライアントXの価格設定更新：Acmeとの契約締結リスク：ローンチが1週間遅延弱い例：ちょっとした質問フォローアップこんにちは更新15. デフォルト構造件名：[アクション、決定、更新、リスク]：[トピック] [最初の文：依頼またはパンチライン。] [2〜5行の事実、名前、数字、日付を含む。] [推奨事項または次のステップ。] [担当者と締め切り。]16. 例弱い例：こんにちはジョン、お元気ですか。ベンダーの状況についてご連絡したく存じます。ご存知の通り、社内でタイムラインについて議論しており、彼らの側でいくつかの問題が発生しましたので、あなたの考えを共有する前に、いくつか背景を共有したいと思いました。どう思われますか？より良い例：件名：決定が必要：オンボーディングのベンダー遅延ベンダーXは3月12日の締め切りに間に合いませんでした。現在のスコープを維持した場合、オンボーディングは3月19日に延期されます。私の推奨事項は、機能Yを削除し、3月15日のローンチを維持することです。クライアントに確認できるよう、本日午後3時までに返信してください。弱い例：キャンペーンのパフォーマンスに問題がある可能性があり、ターゲティングを再検討する必要があるかもしれないことをお知らせしておきます。より良い例：件名：リスク：今週のキャンペーンが目標を下回る4日間で、キャンペーンは目標を18パーセント下回っています。原因は、ターゲットオーディエンスのターゲティングが狭すぎることにある可能性が高いです。推奨事項：今日ターゲティングを拡大し、明日午後2時にパフォーマンスを再度レビューしてください。17. メールを使用しない場合長時間のやり取り、未解決の議論、または感情的なやり取りにはメールを使用しないでください。記録保持よりもスピードが重要な場合は、電話またはチャットを使用してください。その後、短いメールの要約を決定とともに送信してください。18. 最終ルール良いメールは、賢く、温かく、または印象的に聞こえようとしません。読者が要点を素早く理解できるようにします。Twitter Facebook LinkedInで共有するインポスター症候群について1分読むこの記事は、インポスター症候群に悩んでいるあなたへ。私は、グローバルなデータセンターオペレーターにサービスを提供するbld.aiのチームのジュニアアナリストのためにこの記事を書きました…フィードバックマトリックス1分読む誰かの仕事にフィードバックを与えるとき、ほとんどのフィードバックは単純な2x2マトリックスに収まります。Ray-Ban Meta Glasses（第2世代）3分読む今日、シンガポールでオフショアオペレーターに会いました。彼らはボートをチャーターし、乗組員を移動させ、貨物を運び、オフショアプラットフォームを稼働させています。会議で誰かが言いました…科学とは専門家の無知を信じることである2分読むリチャード・ファインマンのその言葉は、これまで以上に的を射ています。